So kannst Du QM-Aufgaben richtig delegieren

Hand aufs Herz: Wie konsequent bist Du im Delegieren von QM-Aufgaben?

Wenn Du eine oder mehrere der folgenden Fragen mit JA beantwortest, dann solltest Du weiterlesen. Du wirst dann erfahren, wie Du mehr Zeit für die wesentlichen Dinge schaffen kannst und darüber hinaus die Mitarbeitenden im Unternehmen motivieren und stärken.

  • Bist Du der Ansicht, dass nur Du über die nötigen Kompetenzen verfügst, um Entscheidungen treffen zu können?
  • Denkst Du, Du bist die einzige Person im Unternehmen mit ausreichend Qualitätsbewusstsein?
  • Glaubst Du, nur Du Dich um eine Aufgabe kümmerst, wird diese in geforderter  Qualität erledigt?
  • Du fühlst Dich unwohl, wenn Du nicht ständig über alle Schritte informiert wirst?

Qualitätsmanager:innen tragen eine hohe Verantwortung – für Millionen von Produkten und bis zu ebenso vielen Verbrauchern, die sich auf die Qualität Eurer Leistungen verlassen. Da fällt Delegieren häufig schwer.

Denn wie kannst Du sichergehen, dass Dein Team die Aufgaben so erfüllt, wie Du es erwartest?

Genau das erkläre ich Dir in diesem Artikel.

Was solltest Du delegieren?

Man unterscheidet zwischen drei Arten an Aufgaben:

  • Fachaufgaben: Für diese Aufgaben ist detailliertes Fachwissen erforderlich. Personen müssen sich tief in Prozesse einarbeiten, recherchieren, mit Produktionsmitarbeitern sprechen oder umfangreiche Excel-Dateien erstellen, pflegen oder ändern. Beispiele: Auswertungen von Labordaten erstellen, Wareneingänge prüfen, Büromaterial bestellen.
  • Management-Aufgaben: Üblicherweise sind dies die Aufgaben, mit denen sich eine Führungskraft im mittleren Management am häufigsten auseinandersetzt. Oft wird die meiste Zeit Ihres Arbeitstages von diesen Aufgaben beansprucht und häufig gelten sie als dringend. Beispiele: Bearbeiten von Reklamationen, Erstellen von Verfahrensbeschreibungen, Termine mit Kunden wahrnehmen.
  • Führungs-Aufgaben: Falls Du Führungskraft bist. Diese Art von Aufgaben kannst und darfst Du nicht delegieren. Sie sind Deine oberste Pflicht als Führungskraft und nur Du bist in der Lage, diese Tätigkeiten zu erfüllen. Denn damit stellst Du die Weichen für die Zukunft Deiner Abteilung. Beispiele sind: Ziele mit Mitarbeitern vereinbaren, Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, Strategie festlegen

Eine weitere Kategorie sind Unternehmeraufgaben, aber da ich mich auf Menschen im Qualitätsmanagement fokussiere, lasse ich diese Kategorie an dieser Stelle unbehandelt.

Natürlich ist mir bewusst, dass sich die Zuständigkeiten je nach Unternehmen und dessen Größe unterscheiden kann. Generell sollte jedoch folgende Faustformel gelten:

Anteil Fachaufgaben < Anteil Managementaufgaben < Anteil Führungsaufgaben

Wenn Du keine Führungskraft bist, dann gilt die vereinfachte Formel: Die Managementaufgaben sollten die Fachaufgaben überwiegen.

Ich kann verstehen, dass es manchmal sogar Spaß macht, Fachaufgaben zu erfüllen – insbesondere dann, wenn Du vor Deinem jetzigen Job bereits als Fachkraft tätig warst. Damit tust Du Dir und Deinem Team aber keinen Gefallen.

Wenn Du die beste Fachkraft Deiner Abteilung bist, dann erreichst Du mit hoher Wahrscheinlichkeit folgende negative Effekte:

        • Du wirst zum Flaschenhals der Abteilung: Dein Team kann nur so gut werden, wie Du selbst es bist. Wenn Du diese Aufgaben nicht meisterst, gibt es keinen Fortschritt.
        • Du erziehst Deine Mitarbeiter dazu, nicht mehr mitzudenken und eigenverantwortlich zu handeln
        • Deine Mitarbeiter entwickeln sich nicht oder nur langsam weiter
        • Du hast keine Zeit für Deine eigentlichen Aufgaben und bist ständig im Stress

Tatsächlich soll Dein Team besser sein als die Summe seiner Einzelteile. Das erreichst Du meiner Ansicht nach nur durch konsequentes Delegieren von Aufgaben. Doch wie funktioniert das?

So delegierst Du richtig

1.     Schaffe die nötigen Voraussetzungen

        • Kläre Zuständigkeiten und Befugnisse

Du solltest folgende Arten der Befugnisse berücksichtigen: Anordnungsbefugnisse (wem und wann darf ich Aufgaben anordnen) und Informationsbefugnisse (wen muss ich informieren und wer muss mich informieren). Unter die Zuständigkeiten fallen alle „Pflichten“ der Mitarbeiter.

Du solltest klären, welche Zuständigkeiten und Befugnisse jeder Mitarbeiter hat. Je klarer und präziser Du hier vorgehst, desto leichter fällt Dir das Delegieren von Aufgaben.

Wenn Mitarbeiter dagegen nicht wissen, was genau sie erledigen müssen und dürfen, werden sie immer wieder zum Vorgesetzten laufen und nachfragen müssen. In Einzelfällen oder zu Beginn mag das nötig sein, aber nicht die Regel.

Es sollte klar sein, dass es nicht genügt, sich selbst über diese Vereinbarungen bewusst zu werden. Halte die Abläufe schriftlich fest und bespreche sie mit Deinen Mitarbeitern. Es muss glasklar sein, wer wofür zuständig ist.

        • Kläre Entscheidungskompetenzen

Der vorige Punkt gilt gleichermaßen für Entscheidungskompetenzen. Da sich hier aber viele Manager und Führungskräfte schwertun, gehe ich darauf genauer ein.

Ich empfehle Dir, einen Monat lang bewusst über jede Entscheidung, die Du triffst, noch genauer nachzudenken, als Du es ohnehin schon tun. Stelle Dir dabei folgende Fragen:

        • Kann wirklich nur ICH diese Entscheidung treffen?
        • Welche Voraussetzungen müssten geschaffen werden, damit die Entscheidung von jemand anderem getroffen werden kann?
        • Was ist die schlimmste Konsequenz, wenn eine Fehlentscheidung getroffen wird?

Wenn Du diese drei Fragen ehrlich beantwortest, dann wirst Du wahrscheinlich feststellen, dass ein Großteil der Entscheidungen, die Du triffst, nach ausreichender Vorbereitung und Einarbeitung auch von jemandem aus Ihrem Team getroffen werden kann.

2.     Lerne richtig zu delegieren

Du kannst das Delegieren lernen. Es ist der gleiche Mechanismus, wie das Lernen, eine Aufgabe zu erledigen.

Dabei musst Du die zu erledigende Aufgabe und die Fähigkeiten Deiner Mitarbeiter:innen richtig einschätzen. Es ist nur sinnvoll, eine Aufgabe an einen Mitarbeiter zu delegieren, die dieser auch bewältigen kann. Dabei dürfen Aufgaben ruhig eine Herausforderung für Mitarbeiter:innen darstellen. Du solltest ihn aber nicht überfordern.

Auch solltest Du Mitarbeiter:innen von den Aufgaben, die Du ihm oder ihr gibst, nicht dauerhaft gelangweilt sein. Unter beiden Situationen leiden die Motivation und das Arbeitsergebnis enorm!

Delegieren ist Vertrauenssache. Wenn Du einem Mitarbeiter Aufgaben delegierst, dann musst Du ihm vertrauen, dass er die Aufgaben in der vorgegebenen Zeit und Qualität erledigt wird. Je klarer Deine Vorgaben sind, umso besser kannst Du bewerten, wie hoch der Erfüllungsgrad durch die Mitarbeitenden ist.

Besonders wenn Du mit der Delegation beginnst, sollte Dir klar sein: Es wird Fehler geben!

Wenn Du Mitarbeitern Aufgaben geben, die Du bisher selbst erledigt hast, dann hast Du einen Vorsprung an Routine, Information und Erfahrung. Deshalb ist es unfair, alle Aufgaben in gleicher Zeit und Qualität von Anfang an zu erwarten. Du musst die Mitarbeiter:innen unterstützen und sie richtig anleiten.

Das kostet Zeit, lohnt sich aber.

3.     Die 6 Stufen des Delegierens

Was ich über sie schreibe, stammt aus der digitalen Feder von Dr. Bernd Geropp. Er ist Geschäftsführercoach und Führungstrainer in Aachen. In seinem Blogbeitrag zum Delegieren spricht er von fünf Stufen. Ich gebe sie hier mit eigenen Worten wieder und füge noch eine Stufe hinzu.

Bitte vergiss beim Delegieren niemals, Termine zu vereinbaren. Dein Mitarbeiter muss wissen, wie viel Zeit ihm oder ihr für die Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht. Auch muss die Person Dir sagen können, ob sie glaubt, die Aufgabe in der jeweiligen Zeit bewältigen zu können. So erhältst Du das volle Commitment und die maximale Einsatzbereitschaft.

Hier die Stufen des Delegierens.

I. Beobachte!

Lasse den Mitarbeiter beobachten, wie Du eine Aufgabe erledigst. Erläutere dabei, wie Du vorgegangen bist und welche Dinge kritisch und entscheidend sind. Dem Mitarbeiter muss dabei klar sein, welchem Zweck die Aufgabe dient und welches Ziel erreicht werden soll.

II. Setze um!

In der zweiten Stufe soll der Mitarbeiter eine Aufgabe umsetzen. Im Vorfeld hast Du bereits alle nötigen Informationen recherchiert und der Weg zum Ziel ist klar beschrieben. Ihr Mitarbeiter soll Deine Vorgaben genau umsetzen.

III. Arbeite Dich ein!

Die nächste Stufe besteht darin, dass der Mitarbeiter sich detailliert in die Aufgabe einarbeitet. Er soll Recherchen durchführen und die Aufgabe bearbeiten, als würde er sie eigenständig bearbeiten. Danach sprecht Ihr gemeinsam über den Weg.

Stimmen beiden Resultate überein? Super. Falls nicht und falls die Wege zum Ziel sich unterscheiden, sprich mit Ihrem Mitarbeiter über das Für und Wider der jeweiligen Ansätze. Versuche dabei, den Mitarbeiter durch Fragen in die aus Deiner Sicht richtige Richtung zu bringen.

Nach wie triffst Du die Entscheidung.

Sei an dieser Stelle bitte offen, von Deinem Weg abzuweichen, wenn die Option des Mitarbeiters ebenso möglich ist und keine gravierenden Nachteile mit sich bringt. Das stärkt die Motivation und Du selbst lernst auch noch etwas dabei.

IV. Erarbeite Vorschlag!

In der vierten Stufe soll Dein Mitarbeiter einen Vorschlag eigenständig erarbeiten und seine Entscheidungen selbst durchdenken.

Diesen Vorschlag besprecht Ihr wiederum detailliert. Coache ihn wieder so, dass er von sich aus auf eine für den Zweck geeignete Lösung kommt. Nach Deiner Rücksprache setzt der Mitarbeiter die Aufgabe um.

V. Entscheide mit Rückmeldung!

Die fünfte Stufe besteht darin, dass Dein Mitarbeiter das Ziel kennt und über die Umsetzung völlig allein entscheidet. Nachdem er entschieden hat, informiert er Dich über seine Entscheidung. Du merkst, dass nun eine gehörige Portion an Vertrauen in den  Mitarbeiter gefragt sein kann.

War die Entscheidung des Mitarbeiters falsch, dann hast Du nun die Möglichkeit, ihn mit den richtigen Fragen und konstruktiver Kritik dahin zu bekommen, dass die delegierten Aufgaben in Zukunft korrekt ausgeführt werden.

Bitte an dieser Stelle nicht zu früh aufgeben. Jeder Fehler und jedes daraus resultierende Gespräch ist eine Investition in diesen Mitarbeiter und seine Kompetenzen.

VI. Entscheide ohne Rückmeldung!

Die „Champion’s League“ der Delegation bedeutet, dass Dein Mitarbeiter eine Aufgabe komplett eigenständig bearbeitet und Du sogar darauf verzichtest, über das Ergebnis informiert zu werden. Du setzt hier das maximale Vertrauen in Deinen Mitarbeiter.

Folgende Infografik soll zusammenfassend die sechs Stufen verdeutlichen:

Stufen des Delegierens 

Je nach Kenntnissen Deiner Mitarbeiter und dem Schwierigkeitsgrad der Aufgabe musst Du nicht zwingend bei der ersten Stufe beginnen. Versuche, beides richtig einzuschätzen und wäge das Risiko ab, falls Dein Mitarbeiter der Aufgabe nicht gewachsen sein sollte.

Dann solltest Du entweder eine Stufe nach unten rücken oder Du gibst einem erfahreneren Mitarbeiter diese Aufgabe.

4.     Kontrolliere richtig!

Du befindest Dich bei einigen Mitarbeitern in der Stufe „Entscheide ohne Rückmeldung“? Prima!

Doch auch wenn Du beschlossen hast, Deinen Mitarbeitern das volle Vertrauen entgegenzubringen, empfiehlt es sich, die Erfüllung von Aufgaben stichprobenartig zu kontrollieren. 

Wichtig dabei ist:

        • Die Kontrolle sollte für den Mitarbeiter nicht überraschend sein
        • Kontrolliere erst am Ende des vereinbarten Termins – wenn Du Dir unsicher bist, vereinbare Meilensteine als Zwischenkontrolle
        • Kontrolle muss individuell sein und sich der Erfahrung des Mitarbeiters und Deinem Vertrauen an ihn richten

Widerstehe der Versuchung, alles, was Dein Mitarbeiter tun, kontrollieren zu wollen. Zu viel Kontrolle wirkt demotivierend: „Ach, ich brauche mir gar keine große Mühe zu geben. Der Chef schaut sowieso noch drüber“.

Außerdem nehmen Kontrollen manchmal mehr Zeit in Anspruch, als die Erledigung einer Aufgabe. Du hättest Zeit verloren, anstatt sie zu gewinnen.

Wenn Deine Kontrollen zeigen, dass die Mitarbeiter Deine Vorgaben umsetzen, dann reduzieren Sie gerne die Anzahl der Kontrollen.

5.     Unterstütze Deinen Mitarbeiter

Egal auf welcher Stufe Du delegierst: Deine Mitarbeiter müssen wissen, dass sie immer um Rat fragen und Hilfe erbitten können.

Unterdrücke dabei bitte den Impuls, die Aufgabe von Deinem Mitarbeiter wieder zu übernehmen (man spricht von Rückdelegation).

„Ach Chef, ich soll doch für Dich gerade den Auditbericht schreiben. Bei zwei Maßnahmen bin ich mir unsicher und weiß nicht, was ich schreiben soll. Du kennst Dich doch da am besten aus. Kannst Du nicht mal einen Blick darauf werfen?“

Und Zack! Schon hast Du den Affen in Form der delegierten Aufgabe auf der Schulter sitzen. Die Arbeit kann erst dann abgeschlossen werden, nachdem Du sie bearbeitet hast.

Bitte mache diesen Fehler so selten wie möglich. Vereinbare mit Deinem Mitarbeiter einen Termin und fordere ihn auf, mögliche Lösungsvorschläge für sein Problem zu erarbeiten. Während des Termins bespreche dann das genaue Problem, seine Lösungsansätze und coache ihn mit Fragen so, dass er im Grunde von allein auf die Lösung kommt.

Auf diese Weise entwickeln Menschen sich besser weiter und Du übernimmst nicht gleich die ganze Aufgabe. Der Mitarbeiter bleibt in der Verantwortung.

Was sind Deine Vorteile, wenn Du richtig delegierst?

1.     Du hast mehr Zeit für die wesentlichen Dinge

Je mehr wertschöpfende oder werterhaltende Aufgaben Du Deinen Mitarbeitern anvertrauen kannst, desto mehr Zeit hast Du für die eigentliche Führung Deiner Abteilung. So kannst Du die Fachaufgaben auf Deiner To-do-Liste eliminieren und vielleicht auch die Managementaufgaben auf ein Minimum reduzieren.

So kannst Du Dich auf die Ziele Deiner Abteilung konzentrieren, auf die Entwicklung von Strategien, das Knüpfen von Netzwerken und die Gestaltung der Zukunft des Qualitätsmanagements in Deinem Unternehmen.

2.     Du stärkst und förderst Mitarbeiter

Wenn Du Deinen Mitarbeitern wichtige Aufgaben delegierst und ihnen die Bedeutung dieser Aufgaben klar wird, dann zeigst Du ihnen, dass sie einen echten Beitrag zur positiven Gestaltung des Unternehmens leisten. Das motiviert!

Nur wenn Mitarbeiter herausfordernde Aufgaben bekommen, die sie fordern, aber nicht überfordern, können diese wachsen und sich weiterentwickeln. Durch die Beschäftigung mit neuen Sachverhalten und Aufgaben arbeiten sich Deine Leute immer mehr in die Abläufe des Unternehmens ein und werden eine echte Stütze für Dich.

3.     Dein Team wird schlagkräftiger

Zu Beginn dieses Artikels warst Du vielleicht noch „die beste Fachkraft in Deiner Abteilung“. Wenn Du die oben beschriebenen Delegationsstufen konsequent anwendest und Deine Mitarbeitenden weiterentwickelst, wirst Du feststellen:

Aufgaben, die Du früher ausführen musstest, können Deine Mitarbeiter mindestens in gleicher Qualität erfüllen. Es kann sogar passieren, dass Mitarbeiter Aufgaben in einer Qualität und Effizienz erfüllen, die Du bislang nie erreicht hast. Wenn das passiert, ist Dein Team auf dem richtigen Weg.

Fazit

So schwer Delegieren zu Beginn auch sein mag, es ist notwendig dafür, dass Du Dich als Führungskraft und Abteilungsleiter:in auf die wesentlichen Dinge in Deinem Bereich fokussieren kannst. Du machst Dir selbst das Leben wesentlich einfacher, indem Du Deine Mitarbeiter zu einer echten Hilfe entwickelst und nicht zu bloßen Befehlsempfängern erziehst.

Heute führe ich drei Teams in QM, QS und Labor mit insgesamt über 30 Mitarbeiter.innen. Das klappt nur durch konsequente Delegation. Dabei lasse ich mich insbesondere von vorhin bereits angesprochenem Dr. Bernd Geropp und von Olaf Kapinski inspirieren. Beide bieten einen sehr hörenswerten Podcast an, die Sie unter den folgenden Links finden können, wenn Sie weitere Informationen zum Thema Mitarbeiterführung suchen:

Podcast von Bernd Geropp: Führung auf den Punkt gebracht

Podcast von Olaf Kapinski: Leben führen

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