Audit-Apps

Audit-Apps im Test

Die wachsende Zahl an mobilen Nutzern, die den Q-Enthusiast Blog besuchen, steigt kontinuierlich. Jeder fünfte Besucher des Blogs kommt über ein Smartphone (Stand Januar 2017).

Gleichzeitig nimmt auch die Anzahl an Apps (Applications, also Programmen), die im Berufsalltag Verwendung finden, täglich zu. Auch im Qualitätsbereich gibt es Anwendungen, die uns das Leben erheblich erleichtern können.

Diese beiden Tatsachen habe ich zum Anlass genommen, mir die berufliche App-Welt etwas genauer anzusehen.

Eine Tätigkeit, die besonders stark von der Möglichkeit einer mobilen und nutzerfreundlichen App profitieren kann, ist die Durchführung von Audits. Deshalb stelle ich in diesem Artikel zweieinhalb Audit Management Apps vor.

Die Auswahl genau dieser Test-Apps basierte auf einer einfachen Websuche im App-Store, auf Rezensionen und die Möglichkeit, die Apps gratis zu testen. Die Vielzahl an angebotenen Lösungen ist noch deutlich höher und es ist nicht auszuschließen, dass Apps benutzerfreundlicher sind oder einen größeren Funktionsumfang haben, als die hier vorgestellten Programme.

Wie immer gilt: Wer geeignetere Kandidaten getestet hat und von positiven Erfahrungen berichten kann, darf gerne einen Kommentar hinterlassen.

iAuditor von SafetyCulture

Die App „iAuditor“ stammt vom Software-Unternehmen SafetyCulture und wurde schwerpunktmäßig für Audits und Begehungen in Bezug auf Arbeitssicherheit konzipiert. Dennoch umfasst die App nahezu alles, was ich mir für die häufige Durchführung von Audits wünschen würde.

Die getestete Gratis-Version (4.3.3, letztes Update am 12. Dezember 2016) erlaubt einen Test von 31 Tagen. Die App ist für iPhone, iPad, Android und Windows erhältlich, ist Cloud-Basiert und erlaubt die Synchronisation zwischen mobilen Geräten und dem PC.

Ich habe die Versionen für iPad und iPhone, sowie die Synchronisation am PC ausprobiert. Sie ist aktuell in 11 Sprachen verfügbar.

Da die Tests sehr ausführlich geraten sind, gibt es zunächst eine Gegenüberstellung der Apps und ein kurzes Fazit, bevor ich weiter unten die Apps detailliert beschreibe:

Einrichten eines Accounts

Nach der Installation der App und dem ersten Ausführen, geht es direkt los: Anhand „unseres ersten Audits“ werden drei Hauptfunktionalitäten beispielhaft erklärt: Das Auswahlfeld, die Checklisten-Frage und die Foto-Funktion. Nachdem ich mich kurz durchgeklickt habe, kann ich auch gleich meinen ersten rudimentären Auditbericht im PDF-Format sehen.

Erst dann werde ich darum gebeten, mir einen (gratis) Account zu erstellen. Dabei werden außer dem Namen und dem Benutzerpasswort keine weiteren Daten benötigt. Nach erfolgreicher Bestätigung per Mail muss ein zweites Mal die „Erste Schritte-Tour“ wie oben beschrieben, durchlaufen werden.

Man kann sie nicht überspringen. Selbiges ist mir bei der Verwendung auf dem iPhone passiert: Erneut musste ich zweimal die Einführungstour durchlaufen, was ich etwas seltsam fand.

Die ersten Schritte

Auf der Webseite des iAuditors ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung hinterlegt, wo man sich anhand eingängiger Grafiken schnell einen Überblick verschaffen kann.

Sinnvollerweise beginne ich meine Arbeit mit der Erstellung einer Audit-Vorlage. Folgende Funktionsfelder zur Einbettung in das Audit sind auf iPhone und iPad gleichermaßen verfügbar:

Einfache Fragen: Hier kann eine einfache Frage mit mehreren vorgegebenen oder benutzerdefinierten Antwortmöglichkeiten versehen werden (siehe Screenshot). Man kann außerdem angeben, ob eine bestimmte Antwort dazu führt, dass die Frage „fehlgeschlagen“ ist – also quasi eine Art K.O.-Kriterium.

Einstellungsmöglichkeiten sind hier die Angabe, dass eine Frage zwingend beantwortet werden muss und die Angabe einer vom Standard abweichenden Gewichtung. Sogar die Farbe je Antwort kann definiert werden.

Sind die Fragen einmal eingestellt, genügt im Audit ein einfacher Klick auf die entsprechende Antwort-Schaltfläche und schon geht’s weiter zur nächsten Frage.

Kategorien können verwendet werden, um die einzelnen Bausteine (Fragen, Fotos, etc.) zu Gruppieren. Das ist sehr praktisch, wenn man zum Beispiel verschiedene Standards in einem Audit behandelt oder unterschiedliche Abteilungen geprüft werden sollen. So behält man den Überblick und kann, wenn ein Audit ausführlicher ist, Kategorien ein- oder ausblenden.

Adresse: Damit ist es möglich, für unterschiedliche Orte andere Adressen anzugeben, wobei sich mir der echte Nutzen dieser Funktion während des Tests nicht ganz erschließen konnte.
Kontrollkästchen: Dies ist ein einfaches Werkzeug, mit dessen Hilfe man eine Checkliste bauen und während des Audits einfach abhaken kann. Auch hier sind Gewichtungen und die Einrichtung als „Muss-Frage“ möglich.

Kalender: Mit der Kalenderfunktion kann eine Tätigkeit, ein Sachverhalt mit einem Termin versehen werden. Während des Audits wird der tatsächliche Termin dann abgeglichen.

Freihandzeichnung: Hier ist es möglich, mit einem Stift oder dem Finger, einfache Freihandzeichnungen anzufertigen. Man kann entweder Rechtecke, Kreise, Ellipsen, Linien oder Pfeile einfügen oder selbst kreativ werden. Für diese Funktion fehlt mir auch noch der echte Nutzen – in Verbindung mit der Kommentierung von Fotos finde ich die Möglichkeit sehr gut (dazu kommen wir gleich).

Bei der Benutzung des Smartphones fällt die Zeichenfläche sehr klein aus. Mehr Platz hatte ich auf meinem iPad Mini – allerdings darf man mit dem Rest der Hand (zum Beispiel dem Handballen) nicht auf das Display kommen, sonst ist das Notieren nicht möglich.

Informationen: Diese Schaltfläche ermöglicht, Text, Videos oder einen Link einzubetten. Als ergänzende Information während des Audits, ohne dass noch weitere Aktionen notwendig sind.

Auswahlantwort: Mittels dieses Werkzeugs ist es möglich, eine Antwort mit verschiedenen Antwortmöglichkeiten zu verknüpfen und zwar entweder Einfach- oder Mehrfachauswahl. Ebenso kann hinterlegt werden, ob eine Frage jeweils obligatorisch ist – also beantwortet werden MUSS und je Frage kann auch eine Gewichtung definiert werden. Somit sind auch differenzierte Auditbewertungen möglich.

Foto: Dieses Objekt sorgt in meinen Augen für die größte Erleichterung bei der Durchführung eines Audits. Fotos, die man während eines Rundgangs anfertigt, kann man automatisch mit Datum und Zeit verknüpfen lassen, man kann Notizen, Markierungen oder Pfeile einfügen. Die Fotos werden als Mini-Vorschau in den Auditbericht gepackt und im Appendix noch größer dargestellt.

So entfällt das nervige Auslesen von Speicherkarten, Smartphones oder Digitalkameras. Auch müssen die ausgewählten Bilder nicht mehr umständlich ausgeschnitten und im Auditbericht platziert werden. Lediglich das spätere Löschen von Fotos, die nicht mit versendet werden sollen, ist etwas umständlich.

Barcode-Scanner: Auch eine sehr tolle Funktion wie ich finde. Man kann verschiedenste Informationen von Barcodes auslesen und sich anzeigen lassen – gemeinsam mit Datum und Uhrzeit des Scans.

So ist zum Beispiel möglich, das Besuchen von fest definierten Besuchspunkten mittels Barcode vorzugeben, sodass ein Prüfer den Besuch des jeweiligen Standorts per Scan nachweist. Denkbar wäre dies zum Beispiel für die Kontrolle von Insektenfallen oder bei anderen Kontrollrundgängen.
Die Barcode-Technologie ist beileibe nicht neu aber deren Verwendung innerhalb eines Unternehmens könnte mit etwas Kreativität noch ausgeweitet werden.

Unterschriftenfeld: Zu einem Auditbericht gehört auch immer die Unterschrift des/der Prüfer/s. Mit dem Finger oder einem geeigneten Smart-Pencil ist die Unterschrift schnell und einfach möglich. Die Software „unterstützt“ das Schreiben, sodass die Buchstaben ein wenig zu gerade wirken und nur Andeutungsweise die Originalunterschrift erkannt werden kann.

Es funktioniert etwas besser als die Unterschrift auf dem Handgerät des Paketboten.

Schieberegler: Mit dem Schieberegler kann man den Erfüllungsgrad auf einer vordefinierten Skala anzeigen. Lautet die Frage zum Beispiel „Sauberkeit am Arbeitsplatz“ und die Skala reicht von 0 bis 10, dann kann man per Schieberegler genau die Zahl anzeigen, die für die Sauberkeit des besuchten Arbeitsplatzes zutreffend ist.

Schalter: Die Schalter-Funktion funktioniert ähnlich wie die Check-Box. Man kann einfach durch Schieben von „aus“ auf „an“ schieben – je nachdem, wie die Frage lautet, erhält man dadurch die unterschiedlichen Ergebnisse.

Text & Text – Einzeilig: Beide Objekte lassen es zu, eine Antwort auf die gestellte Frage zu formulieren. Wird also ein Mitarbeiter zum Beispiel nach der Beschreibung einer bestimmten Vorgehensweise gefragt, ist es hiermit möglich, diese Antwort festzuhalten.

Mit dem Mikrofon-Symbol auf der Smartphone-Tastatur wäre es so zum Beispiel möglich, die Antwort quasi zu diktieren und vom Gerät in Text übersetzen zu lassen. Dann muss man lediglich noch ein wenig Nacharbeit leisten.

Die App ist auf lückenlose Dokumentation und Nachweise ausgelegt – daher fehlt mir bei diesem Objekt die Möglichkeit, Antworten im Audio-Format aufzuzeichnen um sie später erneut abspielen zu können.

Die Erstellung der Elemente geht wirklich fix: Für die Erstellung eines Elements je Art habe ich nur rund 10 Minuten benötigt. Die Vorlage kann entsprechend benannt und gespeichert werden. Da die App Cloud-basiert ist, sind die Vorlagen auf jedem Gerät sicht- und nutzbar.
Es ist auch möglich, ein Intervall für die regelmäßige Durchführung festzulegen.

Eine Vielzahl von Vorlagen ist verfügbar – die meisten davon sind konzipiert für die Arbeitssicherheit, andere Benutzer haben aber auch schon Vorlagen für Qualitäts-Audits erstellt.

Die Durchführung und Fertigstellung des Audits

Das Audit startet man durch Auswahl der Vorlage und Tippen auf „Audit beginnen“. Zunächst werden Kopfdaten abgefragt: zum Beispiel wer am Audit teilnimmt und wie es benannt werden soll. Weiterhin kann man Angaben zum auditierten Standort machen.

Im zweiten Schritt arbeitet man die Fragen nacheinander ab.

Nachdem alle Fragen abgearbeitet wurden, fehlt nun noch die Unterschrift des Prüfers – im Grunde ist der Bericht damit auch schon fertig und könnte noch an Ort und Stelle per PDF versendet werden.

Hier finden Sie einen beispielhaften Auditbericht, wie er von der App erzeugt und per Mail versendet werden kann.

Die Möglichkeiten der Veröffentlichung sind sehr simpel, sodass man die Nutzung der Cloud-Funktion prinzipiell nicht benötigt – sofern die Audits später nicht noch geändert werden müssen.

App und Webseite sind optisch ansprechend gestaltet, wohingegen die Auditberichte etwas altbacken daherkommen. Insbesondere Objekte, bei denen nicht ausschließlich Text einzugeben ist, wie die Check-Boxen oder der Schieberegler könnten visuell etwas besser aufbereitet sein.

Kosten nach Ablauf der 31 Tage dauernden Testphase

Zu den Kosten habe ich unterschiedliche Informationen gefunden. Während über Tablet und Smartphone nur ein Standard-Zugang für 11,99€ pro Monat das einzige wählbare Angebot zulassen, findet man auf der Webseite einen Standard-Zugang (9$ pro Nutzer und Monat) und ein Premium-Zugang (12$ pro Nutzer und Monat).

Die Bezahl-Angebote erlauben unbeschränktes Synchronisations- und Cloud-Volumen, sind ausgelegt auf die Arbeit im Team (Stichwort: Unterschiedliche Berechtigungen) und lassen das Exportieren der Auditberichte in den Formaten CSV, XML oder DOCX zu.

Im Startmenü sieht man die Ausnutzung des Speichervolumens von 250MB bei der Gratis-Variante sowie die verbleibenden Tage des Test-Zugangs (z.B. 31 Tage bis zum Zurücksetzen). Ich vermute, wenn es einem nichts ausmacht, die Vorlage/n nach 31 Tagen neu zu erstellen und wenn man die Cloud-Funktion nicht nutzen möchte, weil man die fertigen Berichte irgendwo auf Server oder Festplatte speichert, kann man auch ohne Bezahl-Version auskommen.

Fazit

Ich finde die App äußerst gelungen und für alle möglichen Prüfungs- und Audit-Situationen durchaus flexibel einsetzbar. Einzig die Optik der Auditberichte stört mich etwas.

Empfehlenswert finde ich eine Bezahl-Version dieser App dann, wenn man innerhalb eines Monats wirklich einige Audits durchzuführen hat. Denn vor allem die Vorlagen und die schnelle Zusammenstellung der einzelnen Audits erleichtern die Arbeit enorm.

11,99€ pro Monat für die Nutzung der Standard-Version finde ich allerdings etwas viel, wenn man nur ein oder zwei Audits pro Monat durchführt. Da kann man auch auf Vorlagen in Word oder Excel zurückgreifen.

Noch eine Sache die mir in der Testversion gefehlt hat: Die Möglichkeit, nach Abschluss eines Audits einen Maßnahmenplan ebenso einfach zu erstellen zu können (vielleicht sogar in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Personen).

Allerdings weiß ich nicht, ob diese Möglichkeit nach Export eines Audits in ein Word- oder XML-Format einfacher gegeben wäre.

AuditPlus von Audit Comply

Die App „AuditPlus“ stammt vom Softwarehersteller Audit Comply. Diese App ist leider nur für das Apple iPad verfügbar, sodass ich sie auf dem iPhone nicht testen konnte.

Nachdem man auf der Webseite von Audit Comply erfolgreich einen Account angelegt hat (für den relativ viele Informationen inklusive einer Firma bzw. Organisation angeben muss) und den Account per Mail bestätigt hat, gelangt man zu einem sehr hübschen Dashboard.

Erstellen einer Vorlage

Schon hier wird erkennbar, dass das Programm über eine wahnsinnige Vielzahl von Funktionen verfügt. Die Software ist in englischer Sprache gehalten.
In der Sektion „Templates“ sind zwei Vorlagen voreingestellt: Ein umfangreiches BRC-Audit, das 78 Sektionen und 333 Anforderungen umfasst, sowie ein kleines Test-Audit.

Die Anlage einer eigenen Vorlage beginnt mit der Angabe einer Sektion unter der die einzelnen Anforderungen „Requirements“ angegeben werden. Jede Anforderung kann optional als Pflichtanforderung und mit einem Alarm versehen werden. Außerdem ist es möglich, zusätzliche Informationen in Form von Text anzugeben.

Es kann allerdings keine Unterscheidung zwischen Mehrfach-Auswahl, Check-Box, Freitextantwort oder Ja/Nein/N.A. angegeben. Die Antwort ist entweder konform oder nicht. Dafür verfügen die Vorlagen über eine Versions-Historie und man kann den Vorlagen mitgeltende Unterlagen anhängen.
Leider ist es nicht über die App möglich, Vorlagen zu erstellen oder zu ändern. Es können lediglich Audits durchgeführt werden.

Scoring & Grading

Auf der Homepage kann jede Anforderung mit einem „Scoring“ – also mit einer Bewertung – versehen werden. Diese Bewertungen können unterschiedlichster Natur sein: von Zahlenwerten bis zu „Minor, Major, Critical“ sind viele Dinge möglich.

Für die Gesamtbewertung kann ein „Grading“ erstellt werden, dies kann sehr schlicht gestaltet sein und nur eine Prozentzahl mit der Angabe „Certificate“ oder „No certificate“ angeben oder sehr detailliert von AA+ über D bis „No certificate).

Diese beiden optionalen Konfigurationsmöglichkeiten finde ich sehr unübersichtlich.

Durchführung und Fertigstellung des Audits

Die Verwendung der App nach Installation beginnt mit der Frage „Darf AuditPlus auf Ihren Standort zugreifen?“. Diese für die Verwendung der App äußerst irrelevante Frage habe ich sicherheitshalber mit „nicht erlauben“ quittiert.

Die Durchführung des Audits auf dem iPad ist recht unübersichtlich. Fast immer, wenn man etwas eingibt oder auswählt, öffnet sich ein neues Fenster, was die Orientierung noch etwas mehr erschwert.

Will man ein Audit durchführen, wählt man aus den vorhandenen Vorlagen aus und geht die Anforderungen Schritt für Schritt durch, wobei die von mir verwendete Vorlage die Antwortmöglichkeiten „Yes / No / NA“ oder „Critical / Major / Minor / Compliant / NA“ erlauben.

Im Vergleich zu den anderen getesteten Apps bietet die AuditPlus-App eine gute Möglichkeit, Maßnahmen zu Korrektur oder Vorbeugung zu integrieren.

Sobald eine negative Antwort auf eine Anforderung gegeben wird, öffnet sich ein separates Fenster und man kann die Maßnahme entsprechend dokumentieren, terminieren und die Verantwortlichkeit festlegen (siehe Screenshot).

Nach Abschluss des Audits wird ein automatischer Bericht generiert, den man sich auch gleich zusenden kann. Spontan habe ich die Möglichkeit, den Auditbericht auch an andere Verteiler zu senden, nicht gefunden. Berichte sind auch hier im PDF-Format.

Optisch sind die Berichte gut strukturiert und gestaltet. Es ist auch hier die Möglichkeit gegeben, eine manuelle Signatur aufzubringen – oder ein voreingestelltes Unterschriften-Bild einzufügen. Was mir fehlt, ist die Option, geschossene Fotos direkt zu kommentieren, Kringel oder Pfeile einzufügen.

Als zusätzliches und nützliches Plus dieser App erhält man für offene Korrekturen und Verbesserungen regelmäßig Reminder per Mail. Das finde ich wirklich praktisch, gerade wenn man viele Audits durchführt. Das Nachhalten von Maßnahmen – sofern es zeitnah geschehen soll – ist ja eine zeitlich sehr anspruchsvolle Sache. Ich konnte allerdings während des Tests nicht herausfinden, ob man die offenen Maßnahmen zusätzlich auch an verantwortliche Mitarbeiter senden kann.

Eine Sache, die entweder versteckt ist oder nicht funktioniert, betrifft die Integration von Bildern in den Auditbericht. Im Auditbericht (Auditbericht einfügen) sind zwar 2 Bilder genannt, beide werden aber im Bericht selbst nicht angezeigt. Das ist sehr schade, denn dadurch erhalten Personen, die nicht beim Audit anwesend waren, kein so plastisches Bild über die Abweichungen und es kann auch eher zu Missverständnissen kommen.

Kosten nach Ablauf der 31 Tage dauernden Testphase

Auch wenn die App mit besseren Statistiken, Maßnahmenverfolgung, Alarmoptionen und ansprechender Optik einige Vorzüge gegenüber anderen Audit-Apps hat, hat mich der Preis fast umgehauen.

Für eine Lizenz pro Monat und Person verlangt der Hersteller 60$. Zumindest bietet der Hersteller an, man könne mit dem Vertrieb in Kontakt treten, wenn man eine Gruppenlizenz erwerben möchte.

Meiner Ansicht nach rechtfertigen die zusätzlichen Optionen – die das Tool teilweise etwas unübersichtlich erscheinen lassen – diesen hohen Preis nur dann, wenn man wirklich massenhaft Audits durchführt und sehr viele unterschiedliche Maßnahmen tracken will.

Fazit

Die App und der Desktop-Bereich sind optisch gut gemacht. Ebenso die Berichte. Leider lässt die Übersichtlichkeit ein wenig zu wünschen übrig.

Diesen Faktor möchte ich aber etwas relativieren: Mit zunehmender Übung bei der Verwendung des Programms mag sich ein Gewöhnungseffekt einstellen.

Sehr gut gefallen hat mir die Möglichkeit, Maßnahmen direkt im Audit festzuhalten und im weiteren Verlauf mit E-Mail-Benachrichtigung bei Fälligkeit nachzuhalten.

Wenn man die App nicht wirklich intensiv nutzt, finde ich den Preis überteuert, grundsätzlich ist das Programm aber für alle gängigen Arten von Audits nutzbar.

ISO Audit Manager on Cloud

Die App “ISO Audit Manager on Cloud” stammt von Hersteller Niftysol und man erwartet allein aufgrund der Abkürzung „ISO“ eine gewisse Qualität der Software. Mein Software-Test scheiterte jedoch bereits sehr früh – schon bei der Anmeldung.

Möglicherweise habe ich es mir hier auch etwas zu einfach gemacht. Aber ich möchte solche Apps als Werkzeuge und als Unterstützung empfinden. Und wenn der Start dann schon sehr unerfreulich für den Benutzer ausfällt, dann fehlt mir sehr schnell die Motivation, mich von Beginn an mit einer solchen Sache zu beschäftigen.

Die Registrierung ist zunächst nicht über die App möglich, man muss über die Internetseite und die Preistabelle (Button „Sign Up“ gehen. Dies habe ich über mein Tablet, mein Handy, sowie meinen PC ausprobiert.

Jedes Mal scheiterte ich dabei an der Angabe des „Display Name“. Egal, was ich angegeben habe (ich habe wirklich alle denkbaren Dinge ausprobiert), es kommt stets die Meldung „Enter 10 characters“.

Somit habe ich den Test der Software an dieser Stelle abgebrochen und den Support benachrichtigt – seit 7 Tagen erhalte ich hier kein Feedback.
Betrachtet man nur die Preistabelle und geht von einem ähnlichen Funktionsumfang wie „AuditPlus aus“, ist der „ISO Audit Manager on Cloud“ noch eine Spur teurer.

Wort zum Abschluss

Ich finde, die beiden Apps, die ich testen konnte, gehen in die richtige Richtung – was Funktionsumfang betrifft und zumindest beim iAuditor auch hinsichtlich der Bedienbarkeit.

Aufgrund der Tatsache, dass es sich bei allen Apps, die ich im App-Store gefunden habe, um Cloud-Anwendungen handelt, werden sich vermutlich einige Unternehmen aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes hüten, solche Apps in großem Stil in Anspruch zu nehmen.

Sollte es aber einen Hersteller geben, der vollständig auf die Cloud-Lösung verzichtet und nur das Tool als Solches zur Verfügung stellt mit der Möglichkeit, Ergebnisse später am PC oder dem eigenen Server erneut zu bearbeiten, dann glaube ich, werden deutlich mehr Auditoren davon Gebrauch machen.

2 Kommentare

    1. Guten Morgen Herr Polfers,

      besten Dank für Ihren Kommentar! Haben Sie für interessierte Leser dann vielleicht auch einen Software-Tipp parat?

      Herzliche Grüße
      Florian Frankl

Kommentare sind geschlossen.